Virginia Freedom of Information Act – 权利 & 责任

权利 & 责任:根据弗吉尼亚信息自由法案，请求者的权利和欧冠买球的责任

The Virginia Freedom of Information Act (《欧冠买球》), located § 2.2-3700等序列. of the Code of Virginia, 保障联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构持有的公共记录, 政府官员, 以及公务员.

公共记录是任何文字或记录——不管它是否是纸质记录, 电子文件, an audio or video recording, or any other format — that is prepared or owned by, or in the possession of a public body or its officers, 员工, or agents in the transaction of public business.  All public records are presumed to be open, and may only be withheld if a specific, statutory exemption applies.

《欧冠买球》的政策指出，《欧冠买球》的目的是提高所有人对政府活动的认识. In furthering this policy, 《欧冠买球》 requires that the law be interpreted liberally, 支持访问, 任何允许保留公共记录的豁免都必须被狭义地解释.

你的《欧冠买球》权利

• 你有权要求查阅或索取公共记录的副本，或两者兼而有之.
• 您有权要求预先预估所请求记录的任何费用. 公共机构必须以书面通知请求人，公共机构可收取合理的费用，但不得超过查阅资料所产生的实际成本, 复制, 提供, 或者搜索所请求的记录，并询问请求者是否希望在提供所请求的记录之前请求成本估算.
• If you believe that your 《欧冠买球》 rights have been violated, 你可以向地区法院或巡回法院提交请愿书，要求遵守《欧冠买球》. 或者，您也可以联系《欧冠买球》理事会，以获得不具约束力的咨询意见.

Making a Request for Records from Blue Ridge Community 大学 (BRCC)

• You may request records by U.S. Mail, e-mail, in person, or over the phone. 《欧冠买球》 does not require that your request be in writing, 你也不需要特别说明你是根据《欧冠买球》要求记录的.
  • From a practical perspective, 把你的请求写成书面形式，对你和收到你请求的人都有帮助. This allows you to create a record of your request. It also gives us a clear statement of what records you are requesting, so that there is no misunderstanding over a verbal request. 但是，如果您选择不以书面形式提出，我们不能拒绝回应您的《欧冠买球》请求.
• 您的请求必须以“合理的特异性”确定您正在查找的记录.” This is a common-sense standard. It does not refer to or limit the volume or number of records that you are requesting; instead, 它要求你足够具体，以便我们能够识别和定位你正在寻找的记录.
• Your request must ask for existing records or documents. 《欧冠买球》 gives you a right to inspect or copy records; it does not apply to a situation where you are asking general questions about the work of the System Office, 也不需要系统办公室创建一个不存在的记录.
• 您可以选择接收欧冠买球在常规业务课程中使用的任何格式的电子记录.
  • 例如, if you are requesting records maintained in an Excel database, you may elect to receive those records electronically, via e-mail or on a computer disk, or to receive a printed copy of those records.
• If we have questions about your request, 请配合工作人员的努力，澄清您正在寻找的记录类型, 或者试图就一个大请求的响应达成一个合理的协议. Making a 《欧冠买球》 request is not an adversarial process, 但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录.

To request records from 欧冠买球，你可以直接向财务和行政副总裁提出要求，他可以通过以下方式联系 foia@thequeenspopovers.com. 您也可以与他们联系，询问有关向学院索取记录的问题.

除了, 信息自由咨询委员会(Freedom of Information Advisory Council)随时为您解答有关《欧冠买球》如何运作的任何问题. 该委员会是在州政府立法部门设立的，负责就《欧冠买球》的运作和应用发表意见, to publish educational materials, and to provide training about 《欧冠买球》.  然而, 请注意，本局并非档案储存库，亦不代表其他公共机构处理档案申请, nor is the Council an investigative or enforcement agency.  The Council may be contacted by email at foiacouncil@dls.维吉尼亚州.政府, or by phone at (804) 698-1810 or toll-free at 1 (866) 448-4100.

欧冠买球回应您的要求的责任

• 欧冠买球必须在收到您的请求后的五个工作日内作出回应.  “Day One” is considered the day after your request is received.  The five-day period does not include weekends or 假期.  The five-day period does not include weekends, 假期, or other days when the 大学 is closed for business.
• 你要求欧冠买球提供公共记录的原因无关紧要, 在我们回复您的请求之前，您不必说明您想要这些记录的原因.  然而，《欧冠买球》允许学院要求你提供你的姓名和法定地址. 如果你不是弗吉尼亚州的公民或在弗吉尼亚州流通的媒体代表，《欧冠买球》还允许学院拒绝你索取公共记录的请求.
• 《欧冠买球》要求欧冠买球在五天时间内对您的请求作出以下回复之一:

1. 我们将向您提供您所要求的完整记录.
2. We withhold all the records that you have requested, because all of the records are subject to a specific statutory exemption. 如果所有记录都被扣留，我们必须以书面形式给你答复.  书面文件必须指明被扣留记录的数量和主题并说明《欧冠买球》中允许我们扣留记录的具体条款.
3. 我们提供了你所要求的一些记录，但保留了其他记录. 如果只有一部分记录可以豁免，我们就不能保留整个记录.  在这种情况下, 我们可以编辑可能被扣留的记录部分，并必须向您提供记录的其余部分.  再一次。, we must identify in writing, 扣留部分的数量和主题，并说明《欧冠买球》中允许扣留部分请求记录的具体部分.
4. 我们以书面通知你所要求的记录找不到或不存在(我们没有你想要的记录). 然而, if we know that another public body has the requested records, 我们必须在给您的回复中包含其他公共机构的联系信息.
5. 如果欧冠买球实际上不可能在五天内回复您的请求, we must state this in writing, explaining the conditions that make the response impossible. 这将使我们有额外七个工作日的时间来回复您的请求, giving us a total of 12 working days to respond to your request.  In the case of criminal investigative files requested pursuant to § 2.2-3706.1 of the Code of Virginia, we are allowed an additional 60 working days to respond to your request, giving us a total of 65 working days to respond to your request.

• If you make a request for a very large number of records, 我们觉得我们无法在12个工作日内将记录提供给你而不影响我们的其他组织职责, 我们可能会请求法院给我们更多的时间来答复你们的请求.  然而, 《欧冠买球》要求我们在向法院申请更多时间之前，尽合理努力与您就制作或记录达成协议.

成本

公共机构可收取不超过其实际使用成本的合理费用, 复制, 提供, 或搜索所要求的记录，并应尽一切合理努力以尽可能低的成本提供所要求的记录. No public body shall impose any extraneous, 中介, 或盈余费用或开支，以收回与建立或维持记录或处理公共机构的一般业务有关的一般成本. 公共机关收取的复制费，不得超过复制的实际成本. Prior to conducting a search for records, 公共机构应书面通知请求人，公共机构可收取不超过其查阅所发生的实际费用的合理费用, 复制, 提供, 或查找所要求的记录，并询问请求人是否愿意按照第§F款的规定在提供所要求的记录之前要求预估费用 2.2-3704 of the Code of Virginia.

• 你可能需要支付欧冠买球的记录费用. 《欧冠买球》允许我们对回应《欧冠买球》请求的实际成本收取费用.  This would include items like staff time spent searching for, 回顾, 复制, 扫描, and redacting the requested records, 复制成本, or any other costs directly related to 提供 the requested records.  It cannot include general overhead costs.
• 如果我们估计它将花费超过200美元来回应你的请求, we may require you to pay a deposit, not to exceed the amount of the estimate, before proceeding with your request.  我们必须对您的请求作出回应的五天不包括从我们要求存款到您作出回应之间的时间.
• 你可以要求我们预估提供你所要求的记录的费用.  这将使您预先了解任何成本，或使您有机会修改您的请求，以尝试降低估计成本. 我们必须对您的请求作出回应的五天不包括从我们向您发送预估到您作出回应之间的时间.  如果您未在30天内作出回应，则您的请求将被视为撤回.
• 如果你在之前的《欧冠买球》申请中欠我们的钱超过30天未付, 欧冠买球在回应你的新《欧冠买球》请求之前，可能会要求你支付过期的账单.

有关费用的政策

欧冠买球的政策是对回应《欧冠买球》请求的实际费用收费.  We charge for staff time spent searching for, 回顾, 复制, 扫描, and redacting the requested records, 复制成本, or any other costs directly related to 提供 the requested records. 

根据家庭教育权利和隐私法案(FERPA)，如果未成年学生的父母或法定监护人或年满18岁的学生要求提供学业记录，则学院不收取任何费用, or for the first hour of time to respond to a 《欧冠买球》 request.

Copying costs shall be assessed on public records that are printed, but not on public records that are provided electronically.

Public records are provided at the costs specified below:

• Paper copies from paper original (B&W) – $.25个/页
• Larger than legal size paper copies – $1.00 /页
• 视频、CD、DVD等. – Cost of reproduction
• 工作人员 time at full-time hourly rate (average) – $25.00 /小时

欧冠买球也可能收取提供信息的媒介的实际费用.g., CD, DVD, flash drive, etc.) if that medium is requested by the requester, 如果邮寄所需记录的实际费用高于标准大小的统一收费信封的费用，则按实际费用计算.

学院将把我们在估计提供所需记录的费用时产生的任何费用用于申请人支付的总费用.

记录类型

以下是欧冠买球持有的记录类型的一般描述

• Accounts Payable and Accounts Receivable
• 认证
• Admission and Enrollment
• Athletic, including required NJCAA records
• 大学 reports and meeting minutes
• 资本项目
• 合同
• Emergency Operations Plan
• 金融
• 筹款
• 库存
• Parking/运输
• 人员
• 采购
• 风险管理
• 学术
• 工人的补偿

如果你不确定欧冠买球是否有你想要的记录, please contact the 《欧冠买球》 Officer directly.

Commonly Used Exemptions

《欧冠买球》允许任何公共机构不向公众披露某些记录. 欧冠买球通常在以下豁免情况下保留记录:

• 人员 records (§ 2.2-3705.1 (1) of the Code of Virginia)
• Records subject to attorney-client privilege (§ 2.2-3705.1 (2)) or attorney work product (§ 2.2-3705.1 (3))
• Vendor proprietary information (§ 2.2-3705.1 (6))
• 在授予合同之前，与合同的谈判和授予有关的记录(§2).2-3705.1 (12))
• 学术 records (Va. 法典第2条.2-3705.4(1))
  

Policy Regarding the Use of Exemptions

欧冠买球将援引人事和学业记录豁免来保护其员工和学生的隐私. 学院将在适用时援引合同谈判豁免，以保护学院的议价地位和谈判策略.